Kaligrafi Nama AllahLogo Situs Keluarga ilma95
Home
 ~  Home
 | 
Pedoman Shalat
Pedoman Shalat
 | 
Ilmu Tajwid
Ilmu Tajwid
 | 
Pojok Anak
Pojok Anak
 | 
Kumpulan Artikel
Artikel
 | 
Lagu Rancak Ranah Minang
Lagu Rancak
Ranah Minang
 | 
Cerdas Cermat Islami
Cerdas Cermat Islami
 | 
e-dukasi.net
Edukasi
 ~ 


 
 

Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip :

  1. Pengumpulan Surat
  2. Surat-surat yang berasal dari berbagai unit organisasi dikumpulkan pada bagian kearsipan.

  3. Memeriksa
  4. Petugas memeriksa apakah surat memang sudah benar-benar akan disimpan, dengan melihat adanya tanda "perintah simpan" (release mark) yang diterapkan oleh atasan di atas surat bersangkutan. Atau petugas memang yakin bahwa surat sudah selesai diproses dan boleh disimpan.



  5. Mengindeks
  6. Memilih nama yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudian menguraikannya menjadi unit-unit untuk keperluan mengabjad.

    Untuk surat masuk, yang dapat diindeks adalah nama pengirim atau nama penanda tangan surat.

    Contoh :

    Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin, dan penandatangannya adalah Sukoco Katim, SH.

    Biasanya yang dipilih sebagai indeksnya adalah Nama Badan, karena cendrung tidak berubah dibanding dengan nama penandatangan surat, kecuali surat perorangan.

    Cara mengindeks :

    PT.Waringin Indeks Waringin PT
    Surat ini akan disimpan pada abjad W dan label mapnya adalah W.

  7. Memberi Kode
  8. Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda. Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan angka 1 untuk unit 1, angka 2 untuk unit 2 dan angka 3 unit 3 dan seterusnya.

    Dengan adanya tanda ini petugas dapat menempatkan surat di dalam map yang sudah ada, atau membuatkan map individu baru bila surat-suratnya baru dipindahkan dari map campuran karena jumlah suratnya sudah lebih dari 5 pucuk.

    Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila surat keluar karena dipinjam.

  9. Menyortir
  10. Adalah mengelompokkan surat ke dalam kelompok abjad masing masing, agar memudahkan petugas mengerjakan langkah terakhir yaitu menyimpan.

    Sortir ini penting untuk surat-surat yang banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir. Dengan adanya sortir, petugas didalam menyimpan surat tidak perlu pulang-balik dari meja ke almari arsip, tapi dapat menyimpannya perkelompok abjad.

  11. Menempatkan
  12. Pekerjaan ini harus dilakukan dengan hati-hati. Kalau tejadi kekeliruan menempatkan surat pada map yang bukan seharusnya maka surat tersebut dapat disebut hilang.

    Bila volume surat yang disimpan cukup banyak, maka pencarian kembali akan sukar dilakukan.

  13. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan menurut peraturan yang berlaku.






 
 

  [ SD |  SMP |  SMA |  SMK ]


UMUM |  LAIN-LAIN ]